PIM – zarządzanie informacją produktową – co to takiego?

PIM (z angielskiego Product Information Management) to klasa rozwiązań do zarządzania informacją produktową. Aby pozwolić sobie podejść do wyjaśniania tego zagadnienia, zacząć muszę od wytłumaczenia: czym jest informacja produktowa?

Informacja produktowa

Informacją produktową nazywamy wszelkie te elementy produktu, które są z nim powiązane i definiują jego cechy/przeznaczenie/kategoryzacje/użycie/wygląd itp.

Informacją produktową mogą więc być:

1. Opisy;
2. Zdjęcia;
3. Ceny;
4. Kategorie czy rodziny;
5. Informacje o kanałach w których jest sprzedawany;
6. Tłumaczenia;
7. Meta tagi;
8. Cechy techniczne;

Nie istnieje sztywne zestawienie elementów które można uznać za informację produktową. Każdy biznes posiada inny zestaw informacji o produktach. Jeśli uznamy, że w naszej sprzedaży B2B/B2C potrzebujemy cechy produktu określającej, że produkt może być sprzedawany tylko 31 maja od godziny 12:00 do 13:00 to również jest to informacja produktowa.

Informacje produktowe są przechowywane w różnych miejscach i w różny sposób. Bardzo często dla opisów i cech produktów tworzone są arkusze kalkulacyjne, a zdjęcia przechowywane w archiwach lub tylko na sklepach. W mniejszych biznesach całość informacji produktowe potrafi znajdować się w sklepie. Czy to dobrze? Patrząc na przyszłość i planując rozwój – nie. Sklep internetowy jest narzędziem który potrafi przechowywać informację o produktach, pozwala także na podstawowe zarządzanie produktami. Jednak w każdym rozwijającym się biznesie powinno dążyć się do traktowania sklepu internetowego jako miejsca w którym nasi klienci dokonują zakupów. 

Tworzenie ze sklepu centralnego repozytorium wszystkich naszych procesów mocno utrudnia dalszy rozwój (jak chociażby otwieranie się na zagraniczne rynki, otwieranie nowych sklepów lub kanałów czy wprowadzenie nowego produktu na rynek) ale też mocno obciąża nasz sklep. Dodatkowo praca na produktach bezpośrednio na sklepie jest niebezpieczna a także coraz bardziej niewygodna w miarę jak nasz asortyment się poszerza. Bardzo często zarządzanie produktem bezpośrednio na sklepie to koszmar ze względu na tempo działania silników sklepów w tym zakresie. 

Czym jest PIM

PIM to zestaw reguł biznesowych oraz kategoria rozwiązań informatycznych przeznaczonych do zbierania, zarządzania, wzbogacania i udostępniania informacji produktowych. Systemy PIM pozwalają na zarządzanie całym procesem związanym z wdrażaniem asortymentu na nasze sklepy. PIM jest centralnym repozytorium naszych informacji produktowych oraz głównym mianownikiem procesów związanych z tworzeniem, zarządzaniem i publikowaniem informacji o produktach.  

Poniższy schemat wyjaśnia wizualnie w którym miejscu znajduje się PIM w naszym ekosystemie sprzedażowym oraz jaką pełni rolę:

Główne cechy PIM

• Informacje o produktach mogą być pobierane z różnych zewnętrznych i wewnętrznych źródeł a także tworzone na nowo w PIM;
• Wszyscy pracownicy (czy to dział marketingu, czy e-commerce manager) mogą wzbogacać, klasyfikować i poprawiać czy tłumaczyć produkty w PIM. 
• Wzbogacone, poprawione i przygotowane dane produktowe można przenosić na platformy eCommerce, oraz wszelkie inne kanały sprzedaży za pomocą plików lub modułów integracyjnych (np. przez API).

PIM może służyć do zarządzania różnymi rodzajami informacji:

• Informacje techniczne: specyfikacje produktu, takie jak np. wymiary, waga, materiały, kolory etc;
• Informacje o użytkowaniu: opisy produktów wraz z informacjami o tym, gdzie są używane, jak i przykładowe sugestie użytkowania, klasyfikacja produktu;
• Informacje marketingowe: długie opisy, historie, zdjęcia czy filmy, oraz szeroko rozumiany marketing produktu;

Czym nie jest PIM

Warto w tym miejscu także wskazać jakie cechy i funkcje nie są charakterystyczne dla PIM’ów.

Systemy PIM skupiają się na informacjach o produktach, aby dostarczyć najbardziej uniwersalne i rozbudowane funkcje i możliwości dla właśnie tego obszaru. 

Systemy te nie pozwalają na np. 

• zarządzanie cenami w powiązaniu z grupami klientów;
• zarządzanie klientami;
• obsługę i zarządzanie elementami związanymi z zamówieniami (np. stany magazynowe czy zamówienia);
• zarządzanie treściami statycznymi na stronie;
• wspieranie procesów sprzedażowych danych produktów (np. zbieranie statystyk sprzedaży produktu, budowanie ścieżek rozwojowych produktów etc);

Oczywiście, jeśli licencja naszego systemu PIM pozwala na jego modyfikację (np. Akeneo) to możemy go dostosować do własnych potrzeb biznesowych, natomiast jeśli te modyfikacje miałyby zmieniać system PIM w np. system DAM (Digital Asset Management jest to system do zarządzania danymi cyfrowymi umożliwiający składowanie, przechowywanie, odnajdywanie i udostępnianie tych danych) to powinniśmy jednak skorzystać z gotowych rozwiązań DAM niż tworzyć koło na nowo 😉

Na rynku istnieją rozwiązania łączące kilka klas systemów w jednym (np. PimCore który posiada moduł PIM, CSM i DAM) – natomiast jak to często bywa z takimi kombajnami, mają one swoje minusy.

W czym pomagają systemy PIM?

Product information management (zarządzanie informacją produktową) to zestaw reguł biznesowych oraz rodzaj systemów IT które z założenia mają znacząco udrażniać procesy firmowe związane z przepływem i zarządzaniem informacją produktową. Systemy PIM pozwalają na standaryzowanie danych produktowych, wprowadzają reguły pozwalające automatyzować wiele procesów produktowych, dają wygodne narzędzie do pracy nad produktami.
Wyobraźmy sobie sklep elektroniczny w którym nie ma regałów do układania produktów. Wszystko leży w różnych pomieszczeniach, różnych kartonach, klient wchodzący do takiego sklepu nie posiada tylko podstawową informację, że w danym kartonie znajduje się dany model a sprzedawca żeby dokonać transakcji musi przeszukać kilka pomieszczeń i wiele kartonów, żeby odnaleźć produkt, którym zainteresowany jest klient. Wprowadzenie regałów do takiego sklepu i poukładanie na nich produktów wraz z etykietami o opisami produktów znacząco udrożni pracę sprzedawców ale także pomoże klientowi w podjęciu decyzji poprzez przedstawienie mu informacji o produkcie który go interesuje.

Porównaniu być może trochę kuriozalne ale niestety w świecie E-Commerce wiele firm funkcjonuje bez takiego “wirtualnego regału” którym jest system PIM. Informacje o produktach rozrzucone są w wielu miejscach, na dyskach różnych pracowników. Zdjęcia i inne media znajdują się w zupełnie odrębnym miejscu, a każda zmiana na tak składowanych informacjach produktowych wprowadza jeszcze więcej chaosu i nieładu. Dlatego właśnie wdrożenie systemu PIM jest krokiem milowym w przygotowaniu sprzedaży internetowej do skalowalności i szybkiej ekspansji na kolejne rynki czy kanały sprzedaży.

Standaryzowanie danych produktowych

Na dziś wiele Polskich większych E-Commerce funkcjonuje w modelu podpisanych umów z producentami, towarowania się i sprzedawanie tych produktów z marżą. Model prosty i znany od wieków ale także z wielkim, niemalejącym potencjałem. W takim modelu dystrybutor czyli nasza firma E-Commerce najczęściej pobiera informacje o produkcie od producenta, czasami poprawia opisy lub tworzy je na nowo i udostępnia produkt do sprzedaży z własną marżą przy okazji angażując marketing do sprzedaży produktów. Jeśli producentów w naszej ofercie jest wielu, to częstą sytuacją jest, że produkty opisane są w różny sposób, używane są inne atrybuty, inne jednostki miar itp. To stwarza szereg problemów i niedogodności jak np. problem z wdrożeniem sprawnego systemu do porównywania produktów, problemy ze zbieraniem szczegółowych statystyk ale także wpływa to negatywnie na odczucia klientów którzy muszą szukać informacji w tej samej kategorii produktów w różny sposób. Przykład z życia: kategoria produktów to monitory, mamy nieustandaryzowane dane produktowe od dwóch producentów, klient wchodzi na jedną kartę produktu i widzi na górze specyfikacji np. “wielkość ekranu” wyrażoną w calach, na drugiej karcie atrybut ten to już “przekątna ekranu” i wyrażony jest w cm i znajduje się na dole specyfikacji.

Nie jest tajemnicą, że zapewnianie klientowi wygody w postaci ujednoliconego sposobu i struktury przekazywania informacji powaga mu w nawigacji po sklepie, ale także umożliwia łatwiejsze porównanie produktów, zebranie i zrozumienie wszystkich informacji produktowych a co za tym idzie, wpływa na wzrost konwersji.

W standaryzacji danych produktowych pomagają systemy PIM. Szereg funkcjonalności bazowych lub dodatkowych modułów ułatwia pracę przy kontroli jednolitości danych produktowych a także potrafi część z tej pracy zautomatyzować. Możemy bowiem dla wspomnianych przykładowych monitorów stworzyć własną strukturę informacji produktowej, która zawierać będzie wszelkie niezbędne atrybuty w odpowiednich typach, nazwane i posegregowane w odpowiednie grupy a także w odpowiedniej kolejności. Następnie na etapie integracji z producentami możemy wskazać, że wartość konkretnego atrybutu ma trafić do naszego atrybutu o wskazanej nazwie i, jeśli trzeba, wartość tego atrybutu może zostać przeliczona na np. inny system miary.

Automatyzacja procesów

Systemy PIM pozwalają na automatyzację części procesów związanych ze zbieraniem, zarządzaniem i udostępnianiem informacji produktowej. Automatyzować można te procesy które są powtarzalne, można rozpisać logikę ich działania i nie są obarczone dużym prawdopodobieństwem błędu. Przykładem takiego procesu może być np. pobieranie i umieszczanie w systemie PIM danych produktowych od producentów. Dane takie są często udostępnianie w pewnej konkretnej formie, niezmiennej w kontekście jej struktury. Może być to np. plik XML wystawiony pod adresem URL z którego możliwe jest jego pobranie. Proces pobrania tego pliku i umieszczenia danych zawartych w nim w PIM w większości systemów PIM może odbywać się automatycznie, w określonych odstępach czasowych wraz z pełną kontrolą nad jego postępem.

Podobnie sprawa ma się w sytuacji kiedy chcemy zebrane w PIM informacje udostępnić do kanałów sprzedaży. Większość systemów PIM posiada dodatkowe moduły do integracji z takimi platformami sprzedażowymi jak Magento, Prestashop, Shopify, WooCommerce i wiele innych, więc możemy zapomnieć o ręcznym wrzucaniu plików do sklepu i sprawdzeniu postępów, systemy PIM pozwalają wykonywać te czynności automatycznie jednocześnie odciążając zespół E-Commerce’owy który skupić się może nad ważniejszymi obowiązkami.

Współpraca zespołu zajmującego się produktami

Praca przy większych bazach produktowych na Excelu lub innym narzędziu nie stworzonym do takich celi, szczególnie w sytuacji, kiedy za uzupełnianie i zarządzanie konkretnymi rodzajami informacji produktowej lub wersjami produktów, może okazać się ścianą technologiczną całkowicie blokującą możliwości rozwoju i pogrążającą godziny pracy specjalistów, pracy która może być wykonywana o wiele szybciej, bezpieczniej i wygodniej. Systemy PIM pomagają wygodnie pracować na asortymencie wielu osobom, niezależnie od wielkości bazy czy od ilości wersji produktów. Systemy PIM wyposażone są również w śledzenie zmian na produktach czy systemy kontroli zmian. Zabezpiecza to informacje produktowe i zebraną bazę przed nieautoryzowanym lub omyłkowym wprowadzeniem błędnych danych. Jednocześnie system PIM to centralne repozytorium informacji produktowej, nie potrzeby szukać na różnych komputerach, dyskach sieciowych czy innych miejscach, skrawków danych o produktach aby poskładać je w całość. Wszystko w jednym miejscu, z bezpiecznym i wygodnym dostępem, gotowe do pracy w każdym momencie.

Zobacz więcej o wdrożeniach systemu PIM:

• Wdrożenie PIM – Kiedy warto zastanowić się nad wdrożeniem system PIM?
• Wdrożenie PIM – najważniejsze korzyści.

W kilku słowach

PIM to zestaw reguł biznesowych i klasa narzędzi do zbierania, tworzenia, zarządzania i udostępniania informacji produktowych. Systemy PIM pozwalają na zbudowanie centralnego repozytorium naszych informacji o produktach i skuteczne budowanie procesów związanych z ich tworzeniem i udostępnianiem.

Zainteresowany wdrożeniem PIM? Zajrzyj tutaj.